香港城市大學(xué)（城大）推出「CityU Scholars?」資訊系統(tǒng)，副校長（研究及科技）兼研究生院院長呂堅教授表示，新系統(tǒng)有助推廣教職員的成就，輔助向政府上報資訊，提升校內(nèi)匯報的效率，以及減省重複的工作。??????

呂教授是專責(zé)監(jiān)管「CityU Scholars」資訊系統(tǒng)開發(fā)的委員會聯(lián)合主席，該系統(tǒng)旨在展示城大的卓越研究成果。

「這個新系統(tǒng)的一大優(yōu)勢是透過重複使用來自單一數(shù)據(jù)源的資訊，簡化相應(yīng)的行政程序，例如績效評估和向政府提交報告等，」呂教授說。

城大於2017年4月18日初步推出「CityU Scholars」資訊系統(tǒng)，並於6月30日正式推出。

推出緣由        

開發(fā)這個新系統(tǒng)是為了回應(yīng)城大同事的訴求。過往同事總是被要求重複提供一些極為雷同的資訊，只是在格式上略有不同而已。例如，績效獎勵計劃系統(tǒng)需要關(guān)於學(xué)術(shù)著作、所獲資助等數(shù)據(jù)，這與副校長室（研究及科技）需要收集的數(shù)據(jù)類似。這些不斷重複的數(shù)據(jù)收集工作不但耗費時間，容易出錯，且令人感到沮喪。

城大副校長（行政）李惠光先生說：「開發(fā)『CityU Scholars』系統(tǒng)是簡化工作程序的重要一步。城大一向致力於尋求方法改善工作流程，以減低教職員的行政工作量，『CityU Scholars』有助達(dá)致這個目標(biāo)。教學(xué)人員以往需要將已核實的表現(xiàn)數(shù)據(jù)輸入電子版年度表現(xiàn)報告中，現(xiàn)在新系統(tǒng)可直接輸入相關(guān)數(shù)據(jù)?！?/p>

因此，使用新系統(tǒng)的一個基本目標(biāo)是重整工序，只須收集數(shù)據(jù)一次，最理想是找到數(shù)據(jù)源，例如是出版者。

「城大的教學(xué)人員只須對相關(guān)數(shù)據(jù)略作更新和增補(bǔ)，即可用於所有匯報及決策中，」城大資訊總監(jiān)兼委員會聯(lián)合主席Christian Wagner教授說。

其他促使城大推出這個新系統(tǒng)的原因還包括：更換原有軟件以提升數(shù)據(jù)的精確度及安全性；此外，從競爭的角度而言，本地其他大學(xué)亦在使用教研資訊系統(tǒng)以展示他們的研究實力。

Wagner教授強(qiáng)調(diào)：「研究活動是推動城大發(fā)展的重要動力。新系統(tǒng)能夠非常有效地展示我們的研究成就?！?/p>

克服困難

令新系統(tǒng)能夠投入使用是一項極為複雜的工作。Wagner教授解釋說：「一大困難是要重新設(shè)計數(shù)據(jù)收集、核實及匯報過程，並務(wù)求各持份者在非常緊迫的時間和資源有限的情況下，都能成功地參與數(shù)據(jù)清理及重整工作流程?！埂?/p>

「我們需要協(xié)調(diào)多個部門，包括匯報研究成果的研究資助處，注重數(shù)據(jù)質(zhì)素與查閱的圖書館，提供服務(wù)的資訊系統(tǒng)服務(wù)處，作為系統(tǒng)用戶及數(shù)據(jù)提供者的教學(xué)人員，使用數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)劃及決策的教務(wù)管理層，使用數(shù)據(jù)作相關(guān)績效評估的人力資源處，以及其他用戶，」他說。

另一個困難是要確保新系統(tǒng)不僅可取代之前記錄城大研究資訊的系統(tǒng)，而且要為公眾、教學(xué)人員、行政部門、管理層及整個城大增值。

輔助活動

為使「CityU Scholars」資訊系統(tǒng)能成功運(yùn)作，一個重要的環(huán)節(jié)是要協(xié)助教學(xué)人員有效地使用這個新系統(tǒng)，並得到他們的認(rèn)受。為此，來自研究資助處、圖書館及資訊系統(tǒng)服務(wù)處的項目小組成員組織了多項推廣活動，包括於系統(tǒng)啟動前為管理層成員、教學(xué)及行政部門的用戶舉辦一場路演。

圖書館館長關(guān)麗嫦女士介紹說，項目小組舉辦了備有即場練習(xí)的訓(xùn)練班、諮詢環(huán)節(jié)和特設(shè)的培訓(xùn)課程，以協(xié)助所有用戶全面地掌握使用「CityU Scholars」系統(tǒng)的能力，確保能順利過渡。對於未能參加培訓(xùn)課程的教職員，也可參閱圖書館準(zhǔn)備的詳盡用戶指南。

她說：「待系統(tǒng)正式推出時，我們將舉辦外展活動，由『CityU Scholars』推廣大使進(jìn)到教員辦公室，即時為他們提供協(xié)助?！?/p>

簡化易用

「CityU Scholars」系統(tǒng)可高度簡化單一工作流程與單一數(shù)據(jù)源，能夠方便存取查閱教員的所有研究成果，盡量減少行政工作。

呂教授說：「目前這個新系統(tǒng)在香港一枝獨秀，它能夠大幅減少同事花費在行政工作上的時間，同時又能以簡便易用的方式來彙編城大教研人員的資料?！?。

「以單一數(shù)據(jù)源作為數(shù)據(jù)收集的起點，我們能夠讓城大員工的工作更為輕鬆。在此我特別感謝研究資助處、圖書館及資訊系統(tǒng)服務(wù)處的項目小組成員，感謝他們的辛勤工作，為新系統(tǒng)的成功推出作出重大貢獻(xiàn)。」

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